チャットでのコミュニケーションは、避けては通れず、そして仕事において必須スキルです。
特に、現代においては、チャットが重要なコミュニケーション手段となっています！
メールやLINEも同じで、的確な文章が作れないと相手に伝わらず、仕事の進み具合も遅くなってしまいます。
そのため、効果的なチャットを相手に送ることができれば、意思疎通できて仕事も片付きます。
電話や話をよくしてくる人がいますが、そういう人ほど、チャットが苦手なのかも？と感じてしまいます。
僕がチャットを送っていて思うのは、この内容は「共有」なのか、「依頼」なのか、またはコミュニケーションを図る上での「雑談」なのか、迷う時があります。こちらが文章をどれだけ汲み取ってもずれることがあります。
チャットを通じて仕事をステップアップしていきましょう！
チャットの活用には、明確な目的が必ず必要
チャットの目的を明確にすることは、効果的なコミュニケーションを確立する上で極めて重要だと思っています！
チャットはさまざまな目的で利用されますが、その目的がはっきりしていないと、メッセージの伝達が混乱し、
効率が損なわれる可能性があります。
チャットで達成したい内容を考える
まず、チャットを始める前に、何を達成したいのかを明確にしましょう。
例えば、
・プロジェクトの進捗報告を行うためのチャットか
・同僚との雑談の場か
・あるいは特定の問題に対する解決策を模索するためのディスカッションか
などです。目的が明確であれば、それに応じたメッセージの内容、雰囲気を選択することができます！
僕はチャット送る前に一度文章を箇条書きにして整理します。
一つずつ文章を短く整理してみると会話的な文章が作りやすいです。シンプルが一番良いです。
また箇条書きで整理することで、自分が何を言いたいかも見えやすくなります。
使用する言葉も相手にとってわかりやすいことが大事です。難しい表現をすることで、意思疎通が図れず、
ミスが起きることもあるでしょう。誰もがわかりやすい言葉を選択することこそ、相手に配慮していると
僕は思います。
チャットする相手を理解しよう
相手がどのような情報やアクションを必要としているのかを理解し、それに沿ったコミュニケーションをすることが
大事です。
例えば、上司にプロジェクトの進捗状況を報告する場合は、具体的な数値や成果物を示すことが求められるかもしれませんが、友人との雑談では気軽なトーンで会話を楽しむことができます。絵文字を使ってみても良いかもしれません。
感情表現は絵文字を使い、伝えたい内容は文章をで工夫するというイメージで僕は実施しています。
相手からのチャットで感情が全く読めない時は、電話しています。
悩んでいると時間があっという間に過ぎてしまいます。
絵文字がついている方が雰囲気が良く見えますね
不要なやり取りや誤解を避けることができる チャットの目的を明確化
特定の情報を求めている場合、それを明確に伝えることで相手が適切な情報を提供してくれることがあります！
また、プロジェクトの進捗状況を報告する際には、必要な情報を的確に伝えることで、
相手がすぐに理解しやすくなります。
チャットの目的を明確にすることは、効果的なコミュニケーションを実現する上での基本です。
目的が明確であれば、適切なメッセージの送信や受信が可能となり、効率的なコミュニケーションが実現します。
目的を疎かにしてチャットをすることは相手にとって迷惑なことかもしれません。
僕も何が聞きたいかわからないチャットの時は箇条書きで質問を投げます。もちろん無機質的にはチャットせず、
「〇〇についてのことで良いでしょうか？」をはっきり聞きます！そうでなければ話が先へ進まないからです。
チャットをしているとあっという間に時間が過ぎてしまうため、自分の時間を確保するためにも効率的に
会話を進めましょう！
チャットをする時間と場所
チャットを行う時は、相手のスケジュールや時間帯を考慮した方が良いと思っています。
なぜなら、自分が送られた際にどう思うか？と考えてみるとわかりやすいですね。
チャットはメールよりも早く返信するイメージが強いです。そのような流れで送られた場合に
受けとった相手も焦って対応するかもしれません。チャットを送るタイミングは結構大事だと思っています。
急なチャットは避けるべき！？
仕事関連のチャットであれば、相手がオフィスにいる時間帯を優先し、急ぎの場合でも深夜や休日にメッセージを送るのは避けるべきです。
相手がリラックスしている時間に仕事関連のチャットを送ることは、よく思われない可能性があります。
急ぎで確認する必要があれば、チャットを送るべきだと思いますが、
その場合は電話でも良いかもしれません。チャットは相手が気づかないケースもあるので、それで仕事が遅れるのはよくありません。
またチャットは集中力を必要とせず、瞬時に応答できる手段ですが、仕事中に頻繁にチャットが来ると、
作業の妨げになることがあります。相手の集中が途切れてしまうなんてことも・・・。
そのため、仕事中は必要最低限のチャットに集中し、重要なメッセージや議論は定められた時間や場所で行うことが望ましいのでは。とは言え今の仕事の状況によりますが、まずはこの考えを第一にと考えるべきでしょう。
パソコンの画面は誰が見ているかわからない
チャットの場所を選ぶ際には、情報の機密性も考慮する必要があります。漏れないようにすることですね！
例えば、カフェや公共の場所から機密情報を送信するのはリスクが高いです。
機密性の高い情報をやり取りする場合には、安全なネットワークに接続された場所で行うことが重要です。
覗き見防止のカバーもありです。
さらに、チャットの時間と場所を適切に管理することで、仕事とプライベートのバランスを保つことも可能です。
仕事中にプライベートなチャットに集中することで、生産性が低下し、ストレスが増大する可能性があります。
逆に、仕事外の時間に仕事関連のチャットに対応することで、リフレッシュする時間が奪われ、プライベートな時間が失われてしまいます。
時間と場所を適切に管理することで、仕事とプライベートの両方を充実させることができます。
総括すると、時間と場所を適切に管理することは、チャットを活用する上で欠かせない要素です。
相手のスケジュールや時間帯を考慮し、仕事とプライベートのバランスを保ちながら、
効果的なコミュニケーションを実現するために、時間と場所を選択しましょう。
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